Det oundvikliga och det jobbiga
Vi är alla olika. Och arbetsplatser består av olika individer med olika värderingar och intressen. Därför är det naturligt att konflikter och konfrontationer uppstår. Det svåra samtalet med medarbetare är ett oundvikligt inslag som ledare och chef i arbetslivet. Och du som chef måste ta det. Och göra det på bästa sätt. Men hur gör man? Här kommer Kristina Bährs bästa tips.
1. Förbered dig noggrant och mentalt
Innan du ska ha ditt svåra samtal behöver du förbereda dig väl och skapa dig en tydlig struktur och plan. Fundera på vad vad du vill få sagt, vilket syfte du har med samtalet och vad du vill uppnå.
I förberedelserna ligger också att reflektera och planera följande:
– varför ska ni ha det här samtalet?
– vilken tid i veckan det är bäst att ha mötet?
– vilka ska vara med?
– se till att du inte har någon tid att passa direkt efteråt.
– hur mycket ska informeras i förväg?
– kommer informationen som en blixt från klarblå himmel för medarbetaren?
– reflektera över vilken er relation är och hur du tror den kommer vara efter.
Förbered också hur du tror personen kommer reagera. Ha en plan. Sortera dina och företagets värderingar. Är du osäker rita upp en bild för dig själv på vilket sätt och med vilka argument du tror den andra kommer reagera.
Om du ska informera din medarbetare i förväg om syftet med mötet beror på situationen. Oftast vet din medarbetare vad det kommer handla om.
2. Var öppen med motpartens bild av frågan
När ni ses; börja med att berätta syftet och strukturen för mötet. Gå rakt på sak och var tydlig. Men det viktigaste av allt; var öppen med motpartens bild av frågan. Efterfråga den. Det finns alltid två versioner. Och oftast har ni olika uppfattningar. Men är du öppen för att lyssna på den andres version så kan du som ledare möta din medarbetare i sak och inte i person. ”Jag hör hur du ser på saken men jag ser det såhär och utifrån hur vi ser saker på företaget så ser vi det såhär”. Har du inte gjort inventeringen hos motparten är det risk att du kör över personen.
Du kanske är rädd att den andra partnern ska bli arg. Eller ledsen. Var beredd på det. Var beredd på allt. När ni möts så kan båda, och framförallt din medarbetare, ha ”taggarna” utåt. Och det kommer med stor sannolikhet att bli en konflikt. Medarbetaren handlar ofta i affekt och kan få ett barns beteende. Då är det ditt ansvar som ledare att vara förberedd, skapa lugn och vara den vuxna i samtalet. Låt känslorna komma. Och vänta ut känsloreaktionen.
3. Var lösningsfokuserad
Utgå från att personens reaktion är en stressreaktion. Det definierar inte personen. Medarbetaren kan uppleva att du tycker den är en dålig människa. Då måste du ta tillbaka samtalet och säga att det är beteendet du och företaget inte tycker är okej. Inte personen.
Låt heller inte samtalet bara handla om det svåra och tråkiga utan försök vara framåtblickande. Tala om den närmaste framtiden och vilka åtgärder ni kan ta till. Mötet ska ha ett lösningsfokus. Därefter erbjud ett möte till. När allting har lugnat ner sig. Stäm då av att ni hört samma sak på mötet och se till att medarbetaren känner att den tar med sig något värdefullt från mötet.
4. Träna innan du har mötet
Du behöver en modig motpart. Det kan vara någon från HR, en mentorsgrupp eller en ledarskapscoach. Det spelar ingen roll vem så länge det inte är en person som ska delta i samtalet eller beslutet. Det viktiga är att den kan ställa de svåra frågorna. Genom att göra detta kan du få fler perspektiv på saken och i förväg kunna bilda dig en uppfattning hur samtalet kommer gå. Du får fler perspektiv.
Det kan vara svårt att hitta en sådan person men när det är komplext är det bra att ta hjälp.
Kristina Bähr är barnläkaren som sadlade om och blev ledarskapscoach. I åtta år har hon arbetat med företagsledare som vill optimera sitt ledarskap och är idag en väl anlitad föreläsare och författare. Hon driver dessutom podden ”Hjärnpodden”.
Tidigare råd finns här.
