Möten är oundvikliga. Och viktiga. Såväl privat, som i arbetslivet. Men många upplever att de är för många. Eller rättare sagt: för många, för långa och för ineffektiva. Något som kan leda till irritation och stress, både hos mötesledaren och mötesdeltagarna. Men det finns knep och råd du kan ta till för att effektivisera dina möten. Här ger Ewa Svensson och Kristina Swenningsson från Crearum sina bästa råd för hur ni kan lyckas.
1. Skapa en tydlig frågeställning med mötet
Som mötesledare, börja med att ställa dig frågorna: Varför ska vi ha det här mötet? Vad är syftet och målet? Vilken är huvudfrågeställningen och vad är det för problem som behöver lösas? Bjud sedan in till mötet med den frågeställningen som grund. Och med en tydlig agenda så att alla mötesdeltagare kan förbereda sig. Genom att göra detta kommer mötesdeltagarna vara förberedda på det egentliga problemet, och det kommer hjälpa er att hålla fokus på uppgiften.
Som mötesdeltagare ska du ställa dig liknande frågor: Varför har jag blivit inbjuden på det här mötet? Vilken är min roll och vad förväntas jag bidra med? Kan du inte se din roll? Fråga personen som bjudit in dig varför du är inbjuden. Antingen kommer ni fram till varför du ska vara med och vilken din roll förväntas vara, eller så kommer ni fram till att du inte behöver vara med.
2. Bjud in rätt deltagare och värm upp
Vilka är rätt personer för att lösa den här uppgiften? Alltså, vilka är det du ska bjuda in till mötet? Slentrianmässigt tenderar vi att bjuda in samma personer. Och gärna många personer. Men fundera en extra gång på vilka som skulle kunna bidra med värdefull input i den aktuella frågan. Att ha rätt sammansatt grupp på mötet är avgörande för att kunna fatta rätt beslut. Det är också viktigt att de personer du vill ska komma har möjlighet att komma och är motiverade till det. Har de inte möjlighet är det bättre att flytta mötet.
När ni väl är på mötet, så börja med att värma upp. Syftet är dels att alla ska känna sig trygga i situationen och våga säga det man tänker, dels bli närvarande i rummet och fokusera på den diskussion som väntar. Uppvärmningen kan också handla om att stämma av måendet, att checka in, eller att fråga alla vad de har för förväntningar. Det finns en mängd enkla, lättillgängliga övningar att använda för dessa syften.
Som mötesdeltagare handlar det om att fokusera. Lägg undan det andra du arbetar med och fokusera på mötet. Ta inte med telefonen och använd datorn enkom för mötets räkning, exempelvis för att föra mötesanteckningar.
3. Mena samma sak och tydliggör era roller
Två personer på ett möte innebär två olika tankar och verkligheter. Fem personer innebär fem olika tankar och verkligheter. Oavsett hur många ni är på mötet så ser ni saker på olika sätt. Ett exempel: Jag säger säljsuccé. Du kan tänka: sälja många eller tjäna mycket per exemplar. Om vi inte är tydliga och överens om tolkningen så riskerar diskussionen att bli väldigt rörig. Så efter uppvärmningen är det viktigt att definiera viktiga begrepp tillsammans. Genom att göra det har ni alla samma utgångsläge när mötet väl startar. Annars finns risken att diskussionerna spretar och ni missar målet.
Vi är människor. Som styrs av känslor. Men låt inte känslor bestämma era diskussioner och ert resultat. Plocka fram fakta så att diskussionerna hamnar rätt.
Utse också en mötesledare. Det behöver inte per automatik vara den som bjuder in till mötet. Är ni en grupp som ofta har möte ihop kan det vara en fördel att variera mötesledare. Det kan få nya och nyttiga infallsvinklar. Utse också en sekreterare som dokumenterar det ni kommer fram till.
Om ni söker helt nya lösningar på mötet så använd en metod som är anpassad för det, till exempel IdédiamantenTM.
4. Avsluta alltid med att bestämma nästa steg och följa upp
Avsluta alltid mötet med att bestämma nästa steg. Vem ska göra vad? Det måste vara tydligt. Annars finns risken att allas ansvar inte blir någons. Det resulterar i att ni inte kommer komma närmare ert mål.
Kom också ihåg att ta minnesanteckningar och dela dem med resterande mötesdeltagare. På så vis kan du också skapa snabba, enkla actions och dela ut till deltagarna. Att vara transparent och att jobba med att alla ska känna sig delaktiga, ökar chansen för att det som ska bli gjort blir det. Det finns många bra anteckningsverktyg där du på ett enkelt sätt kan dela anteckningar och arbetsuppgifter med andra. Trello, Evernote och OneNote är några exempel.
Följ sedan upp. Det är jätteviktigt. Utse någon som följer upp och påminner övriga mötesdeltagare om vad som har beslutats, och fira och synliggör det som har gjorts!
Ewa Svensson och Kristina Swenningsson är experter på att få företag och personer att bli mer effektiva och kreativa. Tillsammans driver de innovationsföretaget Crearum AB.
Tidigare råd finns här.
