Hur gör man ett lyckat och framgångsrikt event?
En enkel fråga att ställa. Men desto svårare att svara på. Det är en utmaning att ordna ett bra och lyckat event. Men i många sammanhang och för många företag är det ett utmärkt sätt att uppmärksamma kunder, medarbetare och leverantörer.
Patrik Eriksson, eventproffs som arbetat med event i över 18 år, guidar oss igenom vad vi behöver tänka på.
1. Definiera syfte och börja planera i god tid
Varför ska vi göra ett event? Och varför ska vi göra just det här eventet?
Vilket resultat vill vi uppnå? Till vem?
När, var, hur ska vi göra eventet?
Det är frågorna du behöver ställa dig, och svara på, innan du börjar planera ditt event. Det för att få svar på den viktigaste frågan; är det ens ett event som är rätt för just det här?
När du väl bestämt dig för att event är rätt väg att gå; börja med att definiera syftet och sätt tydliga mål. Avsätt sedan tid för planering och säkerställ budgeten. Du måste vara ödmjuk inför att det krävs tid och planering för ett lyckat evenemang. Underskatta inte det. Det är i förberedelserna grunden ligger för ett lyckat event.
I planeringsstadiet ingår att ta fram en målgrupps- och inbjudningslista. Vem vill du ska komma? Varför ska den personen komma? Likt det handlar om att skapa ett attraktivt event handlar det om att skapa en attraktiv inbjudan och få rätt personer att komma. Lägg extra tid på detta.
Du ska också i planeringen upprätta en ”krisplan”. Tänk ett steg längre och ha en plan B. Vad händer om det blir dåligt väder? Vad händer om moderatorn blir sjuk? Vad händer om det inte kommer så många som jag tänkt mig? Ta med alla tänkbara scenarier som kan inträffa och var så förberedd som du kan vara. Lämna inget åt slumpen.
2. Fokusera och ta på dig gästens glasögon
Du har säkert besökt många event. Många har varit bra. Men vilka minns du? Och vad minns du från dem? Fokusera på att hitta det i ditt event. Hitta delar i ditt event som gör det unikt och minnesvärt. Det kan vara en inspirerande moderator eller något oväntat som händer som förstärker det intryck och budskap som du vill förmedla.
Det goda värdskapet och att allting ”flyter” är en hygienfaktor och som dina gäster räknar med. Men ofta har arrangören inte lagt fokus där. För att man ”räknar” med att det ska fungera. All upplevd proffsighet uppstår när det grundläggande fungerar. Tänk på flöden – hur rör sig människor? Gör ett körschema med realistiska hålltider så vi slipper höra från moderatorn i slutet att ”tiden räckte inte riktigt till”. Var flexibel för att oförutsedda saker inträffar. För det gör dem. Alltid.
Ta på dig gästens glasögon och ”upplev” eventet i förväg utifrån kundens perspektiv. Vad kommer gästen uppleva och vilken känsla tar den med sig hem?
3. Förläng eventet
Ett event har en given start- och sluttid. Det kan vara en timma, en dag, en vecka. Oavsett vilket har det en start och ett slut. Med den tid och energi du lägger ner i att planera eventet kan du göra lite mer och få ut ännu mer; du kan förlänga eventet. Fundera på vad du kan kan göra:
Före eventet
Under eventet
Efter eventet
Fundera och försök hitta olika sätt att engagera din målgrupp under längre tid. Det kan exempelvis vara korta införintervjuer med föreläsare som du publicerar på facebook. Du kan be dina deltagare att skicka in frågor till eventet. Du kan livestreama eventet för att nå ut till fler än de fysiska deltagarna. Du kan få dina digitala och fysiska besökare aktiva genom olika undersökningar. Efter eventet kan du sammanfatta det viktigaste som kommit fram. Det kan vara i textform eller korta videosnuttar som du publicerar på webben eller skickar till deltagarna.
Det finns mängder av saker du kan göra. Vad som passar just dig vet du bäst. Men försök hitta olika nedslag som gör att eventet lever längre. Det tjänar alla på.
4. Våga fråga och ta hjälp av experter
Upplever du att du inte har tiden, kunskapen eller energin att genomföra eventet. Ta då hjälp. Med det du behöver. Det kommer spara både tid och pengar. Det kan vara rådgivning som ”goda idéer”, hjälp med hur man får saker och ting att hända, inramning, ”röda tråden” .Du behöver inte ta hjälp med hela eventet – utan med det du känner att du behöver. Och det behöver inte bli dyrt.
Patrik Eriksson driver sedan 18 år eventbyrån Imponera i Linköping och har genom åren arrangerat hundratals evenemang, så väl lokala, regionala, nationella som internationella.
Tidigare råd finns här.
