Få mer tid att göra det du är bäst på – genom att förenkla administrationen
Att ha koll på din administration och ekonomi är grunden i allt företagande. Och något många inte alls gillar – ”Det var ju inte därför jag startade företag – för att sitta med kvittoredovisning”. Det finns mycket att göra för att förenkla och effektivisera din administration. Så att du kan göra det du är bäst på. Jan-Erik Berggren ger här sina bästa råd.
1. Digitalisera din leverantörsreskontra och fakturera online
Det första du borde göra är digitalisera dina leverantörsfakturor. Genom att låta dina leverantörsfakturor komma direkt in i ditt ekonomisystem slipper du ”stansa” in siffrorna. Men kom ihåg att med det menas inte att fakturan bara ska skannas in. Den ska också läsas av. Vad är momsen? Vem är leverantören? Vilket är förfallodatumet? Det finns många olika system som läser av fakturorna och ser till att de kommer in i ditt ekonomisystem och du behöver bara godkänna.
Genom detta sparar du mycket tid och du får en första inblick i hur det är att sköta sin verksamhet digitalt.
Se också till att skicka dina fakturor digitalt. På så vis slipper du skriva ut, frankera och skicka per post. Sedan kan nästa steg vara automatisk hantering av kvitton och utlägg. Du kommer spara tid och pengar.
2. Tänk efter först – skaffa ett affärssystem med öppet API
Har du ett CRM-system? Ett affärssystem? En webbutik? Ett tidrapporteringssystem? Och de ”pratar” inte med varandra? Många sitter med olika system som inte är kompatibla med varandra vilket ofta leder till dubbelarbete och felrisken ökar.
Rådet är att tänka efter först och investera i system som kan samarbeta. Om du redan har investerat i olika system är rådet att göra om. Du kommer snabbt tjäna på det. Att ha en helhet kommer spara dig mycket tid, pengar och andrum och du kan fokusera på det som du är bäst på. Börja med att hitta ett affärssystem. Affärssystemet blir ditt kärnsystem. Koppla sedan på andra system som du behöver. Viktigt! Affärssystemet som du bestämt dig för ska ha ett öppet API. Med ett öppet API skapas möjligheten för programföretag att enkelt bygga ihop system. Och redan idag finns det det många färdiga hopkopplingar som är standard och inte behöver skapas just för dig. Alltså att det finns färdiga lösningar, exempelvis en webbutik som har en fullt fungerande sammankoppling till affärssystemet. Det resulterar i att du köper från de som är experter på sitt område.
Exempel på affärssystem med öppet API är Fortnox och visma.net
3. Tänk helhet – gör inte en och en
Ska du starta företag? Bolaget växer? Eller du är bara trött på att allting är rörigt och vill göra om? Du har tänkt efter först och är beredd att satsa på att få ordning på din administration. Då ska du också tänka helhet. När du ska välja affärssystem, kolla också upp vad mer behöver du och vilka kan tillhandahålla det? Ha inte för bråttom. Skaffa dig en överblick så kommer du hitta de bästa lösningarna. Och det är inte alltid lätt att själv undersöka hela marknaden. Ett bra råd är att ta hjälp av någon som både förstår ditt företag och vet vilka lösningar som finns.
4. Molnlösning
Antagligen är det ingen nyhet för dig att du ska ha det i ”molnet”. Men det tål att poängteras än en gång. För säljare kan få vad som helst att låta bra. Men det är inte bra om det inte är molnbaserat. Här är några anledningar varför du ska ha det i molnet:
- du behöver ingen hårdvara, som exempelvis en server som måste finnas någonstans. Det räcker med en dator eller telefon och en uppkoppling.
- mobiliteten. Du har åtkomst åt det från alla dina enheter.
- enkel åtkomst. Du behöver inte koppla upp dig mot en VPN-tunnel.
- säkerhetskopiering. Allting säkerhetskopieras åt dig på många olika ställen vilket tar bort risken att någonting går förlorat.
- inga stora uppdateringar. Alla uppdateringar sker löpande och systemet påverkas normalt inte. Så du kan alltid jobba i det.
- det är lätt att samarbeta mellan olika delar i företaget, mellan olika orter, mellan företaget och olika partner
I molnbaserade affärssystem kan du hantera all bokföring, order, lager och inköp, tidsredovisning, projekt med mera och själv få tydlig uppföljning på hur ditt företag går utan att vänta på rapporter och analyser.
I moderna molnbaserade affärssystem abonnerar du ofta på en tjänst, tänk Spotify. Det innebär att du inte har några direkta uppstartskostnader.
Jan-Erik Berggren har i över 20 år arbetat med effektivisering och interna processer i såväl små som stora företag. I grunden är han Civilingenjör inom industriell ekonomi och med erfarenheten från att arbeta med tekniska IT-lösningar, ekonomi och organisationsutveckling. Idag driver han ekonomi och affärssystemföretaget Compentia.
Tidigare råd finns här.
