Alla vet att tid är pengar, men det betyder inte alltid att man tjänar på det i positiv bemärkelse. Om man inte tar vara på tiden, betyder det istället att man går miste om slantarna. Tiden liksom pengarna försvinner bara till ingen nytta. Fast det finns enkla, effektiva och smarta sätt att ta vara på tiden och tjäna pengar på den. Antingen som utdebiterbar tid eller som klokt utnyttjad interntid. Här får du fem tips:
• Dokumentera all tid
Det finns många system för tid- och projektrapportering. Somliga är väldigt specialiserade för vissa branschsegment, andra är bredare, mer flexibla och anpassningsbara. En del är enkla med få funktioner, andra är mer som ett kompakt affärssystem.
Det viktiga är att all tid dokumenteras. Ett par timmars missad utfakturering betyder i det långa loppet stora belopp som företaget går miste om. Ett internt jobb som kan effektiviseras och klaras av på mindre tid än brukligt, innebär också att företaget minskar sina kostnader och kan avsätta mer resurser till andra uppgifter.
• Engagera alla
Oavsett vilken funktion som medarbetaren har i företagets organisation är det viktigt att alla är med; att alla rapporterar sina tider och utlägg, resor och kostnader. När alla agerar på samma sätt blir det mer självklart att sköta sin egen rapportering.
Låt gärna medarbetarna skicka sin tidrapport för attest av närmaste chef, så alla känner att det fyller en funktion och har betydelse.
• Följ alltid upp allt
Du ska helst välja ett system som gör det möjligt att enkelt fakturera rapporterad tid, resor och utlägg; gärna ett med koppling till de allra vanligaste bokförings- och lönehanteringssystemen, som exempelvis Visma eEkonomi eller Visma Lön.
Ta ut rapporter för enskilda användare, kunder och projekt, så att ni alltid kan följa upp vad verksamheten lägger sina resurser på. De flesta systemen har pedagogiska grafer, diagram och tabeller.
• Gör rätt från början
Eftersom det handlar om verksamhetens intäkter och kostnader, är det viktigt att mer eller mindre allt blir rätt från början. Utse någon ansvarig administratör som svarar för systemens funktionalitet inom företaget och som tillsammans med chefsgruppen kan lägga in de parametrar, som gör att systemet kan leverera den information som ni vill ha ut.
Tänk efter före och var noga med användarnas olika behörigheter, vilka interna arbetsuppgifter eller projekt ni vill följa. Vilka kunder ni ska debiterar tid, resor, kostnader och utlägg på och vilka projekt som de vill ha redovisning för.
Vilka arbets- och aktivitetsuppgifter ska ni sätta koder för och skilja på interna koder och externa. Ju tydligare desto bättre, men glöm inte KISS-metoden; Keep It Simple Stupid.
• Interninformationen är A och O
Det är alltid viktigt med en effektiv, väl fungerande internkommunikation. Det skapar grunden för engagemang, kreativitet och positivism bland medarbetarna. Välj gärna ett system som har en funktion för internmail. Det finns också system med ett företagsinternt socialt forum i realtid. Ett sådant är TimeApp med sitt TimeBook, där inloggade medarbetare hela tiden kan kommunicera med varandra i realtid och även skicka bilder, ritningar eller foton och dokumentation.
På så sätt kan man lätt och snabbt fråga alla andra medarbetare till råds i en fråga som man behöver veta mer om. Eller snabbt kalla till ett möte eller varsko andra om att man måste vara hemma med sjukt barn.
Till sist – vad du än gör; ta vara på tiden så att du tjänar på den; annars är risken stor att du förlorar både tid och pengar.
Lars Knapasjö
VD
P&K TimeApp AB
