Östsvenska Handelskammaren

Personalsystemet som varken kräver handledning eller manualer

”Vi lärde oss systemet på fem minuter, utan handledning eller manualer”, säger Erik Berge, HR-chef på Oxelösunds Hamn. Med Kompass får hamnen snabbt en bra överblick på medarbetarnas kompetenser och kan dessutom forma systemet efter verksamheten – inte tvärt om.

I Oxelösunds Hamn jobbar över 250 anställda med allt från lyft av tunga containrar till transport av stora kolhögar. Varierande arbetsuppgifter där den säkra arbetsmiljön är A och O för arbetsledare och chefer. Med nya personalsystemet Kompass ska hamnen säkerställa att medarbetarna har rätt kompetens för sina arbetsuppgifter och att de alltid har rätt person på rätt plats.

Oxelösunds Hamn är en hamn i framkant. Tack vare ett fördelaktigt geografiskt läge, med direkt anslutning till både motor- och järnväg, siktar man nu på att bli Östersjöns ledande hamnterminal.

Men med stora ambitioner kommer också ett stort ansvar.

”Vi utvecklar kontinuerligt våra medarbetare med yrkes- och internutbildningar”, berättar Erik Berge, HR-chef på Oxelösunds Hamn. ”Problemet har varit att dokumenteringen över de kompetenser som finns i Hamnen spridits ut när de anställda bytt arbetsuppgifter. Till slut låg informationen utspridd i pärmar och Excel-dokument på olika kontor och ingen hade möjlighet att snabbt komma åt en komplett medarbetarprofil.”

Oron kring vad ett nytt system skulle innebära

Hamnen bestämde att det behövdes ett smidigare sätt att snabbt få en bra överblick på medarbetarnas kompetenser. Något som kunde formas efter verksamheten – inte tvärt om. Ett verktyg för att ha allt dokumenterat på samma ställe, med målet att underlätta planeringen av arbetskraft till projekt, undvika skador och planera utbildningar. Utöver det ville man inte betala för mer än vad man faktiskt behövde.

”Det vi hakade upp oss på med standardsystemen vi tittade på var att de innehöll funktioner som vi inte hade nytta av”, förklarar Erik. ”Vi ville inte betala för ett dyrt system för att sedan bara utnyttja hälften av det.”

Trots det funderade Oxelösunds Hamn ändå på att gå den vägen. Det fanns en oro över hur mycket jobb det skulle krävas att utveckla ett helt nytt system, samtidigt som ett färdigt koncept kändes lätt att hoppa på. De ansvariga i hamnen hade fullt upp med den dagliga verksamheten, så det fanns varken tid eller lust att driva ett utvecklingsprojekt.

”Men det var obefogad oro”, säger Erik Berge. ”LearningWell förstod vad vi behövde, höll ordning på vad som bestämts, drev oss inför nästa möte och förklarade vad utvecklarna behövde från oss. Vi hade högt i tak med öppna och ärliga diskussioner. Det var prestigelöst och enkelt att jobba ihop. Det gjorde att vi justerade saker längs vägen och kom på briljanta saker som vi inte hade kunnat föreställa oss innan.”

Göran Larsson, teknisk chef på LearningWell, berättar att man redan från början var tydliga med Oxelösunds Hamn. Om de hittade ett standardsystem som uppfyllde deras behov och kändes som en bra ’fit’ så borde de köra på det.

”Men för Hamnen fanns det inget sådant system”, säger Göran Larsson. ”Vår uppgift blev därför att bygga någonting enkelt och flexibelt så de själva kunde bestämma hur de ville dokumentera sina medarbetares kompetenser. Jag tror nyckeln till det fina samarbetet var att vi tillät oss själva vara väldigt kreativa. Vi låste aldrig fast oss i att ’så här måste det vara’ utan tänkte istället två varv till. Det gjorde att vi hittade alternativa lösningar som vi inte såg från början.”

Kom igång utan handledning eller manualer

I dagsläget finns över 250 hamnanställda med i systemet. Där kan arbetsledarna se exakt vilka tillgångar och krav de anställda har.

En tillgång kan vara en utbildning, fysiska förmåga, ett tillstånd eller ett visst antal års erfarenhet. I Kompass byggs flera tillgångar ihop till ett krav. Strukturen fungerar alltså ungefär som ett träd eller en trappa, där organisationen själv väljer vilka tillgångar som ska ingå i ett krav. Kraven används för att få en klar bild över vilka som är kvalificerade att utföra olika arbetsuppgifter. Tack vare det vet arbetsledarna att de alltid har rätt person på rätt plats.

Enligt Erik Berge är en av de stora fördelarna att det går så fort att komma igång, och att du själv kan välja vilken kompetensstruktur som passar bäst för din verksamhet.

”Vi lärde oss systemet på fem minuter, utan handledning eller manualer.”

 

Medlemmarnas nyheter

Erbjudanden och nyheter från våra medlemmar

Vad händer om du utbildar din personal som sedan slutar?

Och vad händer om du inte utbildar din personal och de sedan stannar kvar? Ett företag som inte höjer sin...

Utbildningar inom sociala medier till medlemspris!

2020 har varit ett utmanande år för väldigt många. Flera av er har tagit tillfället i akt att investera i...

Visualisering för industrin – tips från experter!

Ta del av demonstrationer och tips från forskare och företag i framkant. Visual LIFT – Labb, Industri, Framtid, Teknik.

Frigör tid för core business med Unitalents företagssupport

Unitalent arbetar med studenter och forskare från hela LiU för tidsbestämda och skräddarsydda uppdrag. Vi vill hjälpa våra kunder med...