Östsvenska Handelskammaren

Så fixar du proffsiga digitala event

Korta ner och komprimera eventet, öka interaktiviteten och tänk tv-format. Det är några av nycklarna för att skapa bra och proffsiga digitala event. Det menar Patrik Eriksson, mångårig eventproducent som driver eventbyrån Imponera i Linköping.

Det krävdes en snabb omställning från fysiska till digitala event och möten när pandemin slog till. Några ställde in, andra flyttade fram och en del ställde om till digitala lösningar. Nu har det gått några månader men pandemin håller fortfarande ett hårt grepp om oss, samtidigt som behovet av att träffas och utbildas är minst lika stort. Något som går utmärkt, och i vissa fall bättre, med bra genomförda digitala events.

– Vi var snabba på att erbjuda nya digitala möteskoncept och sedan i våras har vår fullutrustade digitala studio gått för högtryck. För oss är det digitala mötesformatet lika viktigt som det fysiska mötet och med vår erfarenhet, kreativa förmåga och tekniska kunnande hjälper vi våra kunder med att skapa ett proffsigt intryck som ger avtryck även i digitalt format. 

Men man måste tänka till menar Patrik. Det går inte bara att flytta över det fysiska mötet och tro att det ska fungera digitalt. 

– Det är helt olika saker, försök inte ens att göra en kopia av det fysiska mötet digitalt. Ett digitalt event är något annat och du måste tänka på designen och paketeringen av eventet. 

Håll tittarna alerta

Att korta ner eventen och tänka tv-format är några saker som hjälper dig lyckas. 

– Tänk mycket mer tv. Använd fler kameror och växla mellan olika typer av innehåll. Låt varje inslag vara kort och koncist för att hålla tittarna alerta. Korta också ner hela eventet, det är inte för inte som en film är på 1,5 timme. Om ett tv-program eller film inte är längre, hur ska vi då kunna begära att våra tittare ska orka titta en längre tid på ett ”seriöst” ämne?

Ett annat är att öka interaktiviteten i mötena.

– Engagera dina tittare. Låt dem svara på frågor, arbeta i workshops, lägg in en tävling, inkludera flera röster med mera. Något vi sett varit framgångsrikt är att ha ett och samma event på fler orter samtidigt. Då kan du sända från och till alla orter samtidigt och låta alla vara ”huvudscen” någon gång. Det skapar en extra dynamik och gemenskap i eventet.

Likt det är två helt olika saker med ett fysiskt event och ett digitalt event är det också helt olika saker att som talare stå på en scen och prata inför en publik mot vad det är att stå och prata in i en kamera. Något som kräver coachning samt träning och en tjänst som efterfrågats mer av Imponeras kunder. 

– Det handlar om att träna och göra personen trygg och bekväm framför kameran.

Högre krav

Pandemin krävde omställning. En del tog den till sig och agerade snabbt. Och de flesta var glada för alla event som överhuvudtaget arrangerades. Acceptansen för rundgång, mikrofoner som inte är påslagna, teknikstrul och power-pointbilder man inte såg innehållet på var hög. Men den tiden är nu förbi.

– Nya tider kräver nya lösningar. Och digitala möten är nu en del av vår nya vardag, då kommer vi som tittare också ställa högre krav. Målgruppen är värda det och kommer kräva det av avsändaren. Så nu får det vara slut på långtråkiga teamsmöten, knackiga sändningar och röriga presentationer.

Paketeringen, designen och innehållet är viktigare än någonsin, men grunden är ändå densamma, nu som före pandemin. Att landa i frågan varför ett event ska genomföras, vad det är för budskap som ska förmedlas och vilken kunskap och känsla mottagaren ska ta med sig när den lämnar eventet. 

– Man måste acceptera att det är som det är och inte konstla till och försöka göra sina fysiska event digitala. Det är ett sinne som inte är med, men det går att göra riktigt bra digitala event. Och det är lönsamt, roligt och effektivt.

För ett lyckat event, gör så här:

1 Ta reda på varför ni ska göra eventet. Kan ni inte svara på den frågan, avvakta med att göra ett event. Tydliggör mål och syfte och vilka budskap ni vill för medla, max 3 budskap. 

2 Tänk inte på hur eventet hade varit om det var fysiskt. Tänk hur ni kan göra det bäst digitalt. Det går med små, enkla medel att skapa spännande dynamik i eventen. Våga ta steget och prova. De flesta tycker det är både spännande och inspirerande. 

3 Korta ned evenemanget. Om det är svårt, gör hellre två event. Våga välja väg.  

4 15 minuter. Så långt bör ett inslag max vara innan det är dags för något nytt. Variera innehållet och bjud in till dialog. Det håller tittarna alerta.

5 Skapa interaktivitet, engagera dina tittare på olika sätt. Kan vara genom workshops, chatt, frågor eller likande. Koppla upp en eller flera personer via länk.

6 Tänk tv-format. Ha inte bara en föreläsare, utan växla med intervjuer, spela upp filmklipp 

7 Träna personerna så att de blir bekväma framför kameran. Du måste vara väl förberedd, det är mindre förlåtande framför en kamera än på en scen.

Tänk på det här gällande teknik och plattformar

1 Kolla så ni har bra och stabil uppkoppling, använd gärna fast lina.

2 De flesta streamingplattformar är bra men välj plattform noga utifrån ert programformat och behov. Plattform med minimal fördröjning är t ex Zoom och  Teams. Om det fungerar med viss fördröjning i programformatet så finns många flera plattformar såsom Youtube, Vimeo och Screen9 m fl.

3 Tänk på ljudet och säkerställ att alla hörs bra. Använd gärna extern mikrofon.

4 En bra ljussättning gör stor skillnad. Sitt inte i motljus.

5 Använd gärna fler kameror och växla emellan för att skapa ett mer levande event. 

LINKÖPING 20181106 Linköping kommuns medarbetarfest i Konsert och Kongress. Foto Jeppe Gustafsson

Relaterade #Medlemsintervjuer

Från 2 till 40 anställda: ”Ofantligt många skriker efter laddstationer”

Medlemsintervjuer

Här kan vi snacka om rätt i tiden. Att driva företag som levererar helhetslösningar inom elbilsladdning 2022. Opigo i Norrköping...

Höga bränslepriser påverkar medlemsföretag

Medlemsintervjuer

Sedan Ryssland invaderade Ukraina har bränslepriserna rusat uppåt – från en redan historiskt hög nivå. Handelskammarens talesperson i infrastrukturfrågor och...

100-listans nya silverpartner: ED Gruppen!

Medlemsintervjuer

Möt 100-listans nya silverpartner, ED Gruppen, de är byggkoncernen med visionen om hållbara samhällen. Med sina 200 anställda och fyra...

Fler nyheter

Senaste nytt hos Östsvenska Handelskammaren och i näringslivet

18 januari, 2023

Möt Sara Wimmercranz – en av Sveriges mäktigase techinvesterare

Exklusivt för dig på 100-listan! Inled det nya året med att ta del av Saras...

19 april, 2023

Styrelseutbildning Norrköping

Kraven på företags styrelsearbete ökar. Ett aktivt och professionellt styrelsearbete är ett viktigt medel för...

Nyhet

Härlig avslutning på 2022 års Spaning på Kammaren

Nyheter

Årets avslutande Spaning på Kammaren genomfördes under novembers sista mörka fredagseftermiddag på Kammarforum i Norrköping. Levande ljus, god stämning och...

Nyhet

Härlig avslutning på 2022 års Spaning på Kammaren

Nyheter

Årets avslutande Spaning på Kammaren genomfördes under novembers sista mörka fredagseftermiddag på Kammarforum i Norrköping. Levande ljus, god stämning och...

Nyhet

Synpunkter till Svenska kraftnät ang. regeringsuppdrag I2022/01619

Remissvar

Östsvenska Handelskammaren, ÖHK, lämnar följande synpunkter till Svenska Kraftnät, SVK, enligt regeringsuppdrag I2022/01619: Uppdrag att ansöka om att använda intäkter...

Nyhet

Regional aktör på internationell arena 

Krönikor

Under den senaste månaden har jag haft förmånen att besöka tre av Europas huvudstäder utöver vårt eget Stockholm: Bryssel, Berlin...