Har du tänkt på hur mycket du förhandlar? Som företagare, säljare, förälder, vän eller partner hamnar du ofta i olika förhandlingssituationer. Ibland vinner du och ibland förlorar du. Ibland handlar det varken om att vinna eller förlora, utan att komma fram till en lösning som samtliga iblandade kan känna är godtagbar i den givna situationen. Som affärsförhandlare är din uppgift att göra den bästa affären för ditt företag. För att bli en riktigt vass förhandlare finns det några saker att tänka på. Här får du de bästa råden för att bli en bättre affärsförhandlare från Markus Moisejeff, CAO (Chief Administrative Officer), på PayEx med mångårig erfarenhet av förhandlingar.
1. Gör din research och analysera din motståndare
En förhandling är en process. En process som startar långt före diskussionerna vid förhandlingsbordet. Och det är tiden du lägger före den faktiska förhandlingen som utgör det viktigaste arbetet. Det är i dessa förberedelser som nyckeln till framgång ligger. Det är nämligen då du gör ett grundligt analys- och researcharbete av motparten.
Börja med att förstå syftet med affären.
Varför vill vi köpa? Vilka behov och krav finns från företaget? Sätt dig in i och förstå vilka förutsättningar och vilka utmaningar som ditt företag har. Det måste du förstå innan du ens börjar förhandla.
Varför vill den här personen eller det här företaget sälja till mig? Eller köpa av mig? Lyssna in din motpart och samla in fakta om vad som finns bakom de ofta fina orden och presentationerna.
Läs på om produkten eller tjänsten, företaget och personen som du ska möta. Det handlar om att lära känna din ”motståndare” – att förstå vem och vad det är du möter. Googla, fråga runt, kolla sociala medier och andra databaser som till exempel kreditupplysningar, och liknande. Både för person och företag. Försök att samla in så mycket information som möjligt från början om allt som kan vara relevant. En del i detta arbete är självklart även att genomföra en så kallad RFI (Request for information) och/eller en RFP (Request for proposal), det vill säga en upphandling. Genom dessa processer får du en bra bild av vad erbjuds.
Har du gjort förarbetet bra kommer du långt i en förhandling. Så lägg krut på det här steget – det kommer löna sig i det långa loppet.
2. Sätt mål
I en förhandling ska båda parter vara vinnare. Eller rättare sagt: båda parter ska känna sig som vinnare. Men vad en vinst är för dig vet bara du. Så fastslå konkreta och tydliga mål från början. Annars vet du inte om förhandlingen gick bra eller inte. Målen behöver inte bara vara ekonomiska. Det kan finnas andra vinster i en förhandling, som till exempel tjänstens innehåll, rätt konsulter hos leverantören, SLA, eller övriga villkor i avtalet.
3. Skapa ett team med rätt människor
Förhandling är en sport. En lagsport som involverar människor såväl internt som externt och för att vinna måste ni ha det bästa laget. Att engagera personer som kan hjälpa dig att vara maximalt förberedd när du går in i förhandlingen är avgörande för att uppnå dina viktigaste mål, nämligen att sälja till så högt pris du kan, eller köpa för så lågt som möjligt.
Se till att du som förhandlare bygger ett team med personer som kan tjänsten eller produkten som ni ska förhandla om. Personerna runtomkring dig behöver kunna berätta om för- och nackdelar, veta vad det finns för andra alternativ på marknaden, ha kännedom om hur era konkurrenter gjort, vad andra har betalat, och så vidare.
Ibland är det bra att ha med experterna även under förhandlingen. Då är det viktigt att ni samarbetar och visar en enad bild – som ett lag – utåt.
4. Att lägga första budet
I många fall är det helt rätt att lägga det första budet. Det budet blir automatiskt det ni kommer utgå från under resten av förhandlingen. Och du vill ju hamna i rätt läge från början.
I en köpsituation kan en del känna skam inför att lägga ett för lågt bud. Gör inte det. När du lägger ditt låga bud ger du en fingervisning till din motståndare om vad du faktiskt kan tänka dig att betala eller vad du anser ska ingå som standard i en tjänst.
Ditt ekonomiska bud behöver inte vara det viktigaste i förhandlingen. Men det kan ge dig förhandlingsutrymme i andra mer viktiga delar av affären eller avtalet, till exempel angående vad som gäller om något går fel med tjänsten, vilka reklamationsmöjligheter som finns, förseningsavgifter, med mera.
När du ska köpa: lägg det första budet på 25 procent av benchmarkingpriset, alltså 25 procent av det pris som du vet att andra har betalat för samma tjänst eller vara (och det har du ju tagit reda på i ditt researcharbete). Det här kommer ge dig rabatt. Varför? Jo, för 25 procent är så pass långt under riktpriset eller standardpriset att din motståndare kommer inse att det blir en omöjlighet att få ut det pris den tänkt från början. I så fall måste motståndaren höja priset med flera hundra procent.
Ett räkneexempel:
Om vi ponerar att varans benchmarkingpris är 100 000 kr och du ska lägga 25 procent av det priset, så blir ditt bud 25 000 kr. Om då din motståndare ska komma upp till benchmarkingpriset 100 000 kr så måste den öka priset med 300 procent. Det är mycket! Det kommer säljaren också inse. Visst, ovan kanske låter drastiskt, men kom ihåg att förhandling innehåller en stor dos psykologi!
Men som sagt, för att lyckas med denna taktik måste du kunna marknaden. Och det innebär att du har gjort researcharbetet och byggt ett team med expertkunskap. Vidare är det viktigt att du kommer ihåg att det sannolikt finns en minst lika duktig förhandlare på andra sidan bordet som har gjort motsvarande research om dig och ditt företag.
Avslutningsvis: se till att göra din hemläxa, bygga dina interna och externa relationer, ha tålamod och sätta tydliga mål. Och framför allt: kom ihåg att ha kul!
Markus Moisejeff har lång erfarenhet som affärsförhandlare med starka resultat. Idag arbetar han som Chief Administrative Officier på Payex i Visby.
Tidigare råd finns här.
